Integritetspolicy

Vem ansvarar för dina uppgifter?

OfficeUP Nordic AB (org.nr 559545-8166, Nillas väg 3C, 523 39 Ulricehamn) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som beskrivs här, utom där vi uttryckligen säger att vi är personuppgiftsbiträde.

Frågor om integritet kan du skicka till info@officeup.se eller ringa +46 72 452 40 54.

Våra roller

Vi är personuppgiftsansvariga för uppgifter om besökare på webbplatsen, den som kontaktar oss eller chattar med oss, och de som har ett användarkonto hos oss.

När ett företag använder OfficeUP för att hantera sina medarbetares utrustning lägger företaget själv in uppgifter om medarbetarna, till exempel namn, titel, kontaktuppgifter, adress och vilken utrustning de har. För de uppgifterna är kundföretaget personuppgiftsansvarigt och vi är personuppgiftsbiträde. Vi behandlar dem bara enligt kundens instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Är du anställd hos ett företag som använder OfficeUP och vill utöva dina rättigheter över dina uppgifter där, kontakta i första hand din arbetsgivare. Vi hjälper arbetsgivaren att svara.

Vilka uppgifter vi behandlar och varför

• Besök på webbplatsen: IP-adress, enhet, webbläsare och vilka sidor du tittar på. Vi använder dem för att driva webbplatsen. Rättslig grund: berättigat intresse. Webbstatistik med cookies (Google Analytics) kräver ditt samtycke, se avsnittet om cookies.
• Kontaktformuläret: namn, företag, e-post, telefon, företagets storlek, vad du är intresserad av och ditt meddelande. Vi använder dem för att svara dig och föra en dialog om en eventuell affär. Rättslig grund: berättigat intresse och åtgärder på din begäran före ett avtal.
• Chatten på webbplatsen: namn, e-post och de frågor du ställer. Vi använder dem för att svara på dina frågor och kunna följa upp med dig. Rättslig grund: ditt samtycke. Dina frågor skickas till vår leverantör av AI-tjänst för att ta fram svaret och behandlas där enligt leverantörens villkor. Vi sparar inte själva chatttexten, men ditt namn och din e-post sparas som en förfrågan hos oss.
• Användarkonton: namn, e-post, roll, företag, krypterat lösenord, inställningar för tvåfaktorsinloggning och inloggningshistorik. Vi använder dem för att ge dig tillgång till plattformen och hålla den säker. Rättslig grund: avtalet med ditt företag och berättigat intresse av säkerhet.
• Beställningar och fakturering: företagsuppgifter, kontaktperson, leveransadress, offerter, inköpsorder och fakturor. Rättslig grund: avtal och rättslig förpliktelse (bokföringslagen).
• Betalning: kortbetalningar hanteras av Stripe. Vi ser om en betalning gått igenom, men sparar inga kortnummer.
• Support och e-post: de ärenden du skickar in och de e-postmeddelanden vi skickar om dina beställningar och ditt konto. Rättslig grund: avtal och berättigat intresse.

Vem vi delar uppgifter med

Vi säljer aldrig personuppgifter. Vi delar dem bara med leverantörer som hjälper oss att leverera tjänsten, och de får bara behandla dem enligt våra instruktioner:

• Vercel: drift av webbplatsen och plattformen, lagring av filer som offerter, fakturor och inköpsorder, samt trafikstatistik.
• Neon: databas där plattformens uppgifter lagras (EU-region).
• Stripe: kortbetalningar.
• Resend: utskick av e-post.
• Anthropic: AI-tjänsten bakom chatten på webbplatsen.
• Google: webbstatistik via Google Analytics.
• Transportföretag: får namn, adress och telefonnummer som behövs för att leverera en beställning.
• Myndigheter och rådgivare, när lag kräver det eller vi behöver rätta eller försvara oss.

Överföring utanför EU/EES

Vissa leverantörer finns i USA eller kan behandla uppgifter där. Då skyddas uppgifterna genom EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå, till exempel EU–U.S. Data Privacy Framework för certifierade bolag, eller genom EU:s standardavtalsklausuler.

Hur länge vi sparar uppgifter

• Förfrågningar och kontakter via formulär eller chatt: längst 24 månader efter senaste kontakten, om ingen affär kommer till stånd.
• Kundkonton: så länge avtalet gäller. Därefter raderas eller anonymiseras uppgifterna inom 12 månader, utom sådant vi måste spara enligt lag.
• Offerter, fakturor och inköpsorder: sju år efter utgången av det räkenskapsår de hör till, enligt bokföringslagen.
• Medarbetaruppgifter som kunder lagt in: enligt kundens instruktioner. När avtalet upphör raderas eller lämnas de tillbaka.
• Webbstatistik: enligt inställningarna i respektive analysverktyg.

Dina rättigheter

Du har rätt att, utan kostnad, begära:

• Tillgång: att få veta vilka uppgifter vi har om dig och få en kopia.
• Rättelse: att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade.
• Radering: att få uppgifter raderade när vi inte längre behöver dem eller saknar rättslig grund.
• Begränsning: att under en tid begränsa hur vi använder dina uppgifter.
• Invändning: att invända mot behandling som bygger på berättigat intresse.
• Dataportabilitet: att få uppgifter du lämnat till oss i ett vanligt, maskinläsbart format.
• Återkalla samtycke: när som helst, utan att det påverkar behandling som skett innan dess.

Skriv till info@officeup.se så svarar vi senast inom en månad. Vi kan behöva be dig styrka vem du är.

Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.

Cookies

Vi använder cookies som behövs för att webbplatsen och inloggningen ska fungera, till exempel för att komma ihåg ditt språk och att du är inloggad. Dessa kräver inget samtycke.

Analyscookies från Google Analytics sätts bara om du godkänner dem i cookiebannern. Du kan ändra eller återkalla ditt val när som helst via Cookieinställningar längst ner på sidan. Om du avstår sätts inga analyscookies, och cookies som redan satts tas bort. Vi frågar igen efter ett år.

Vercel Analytics mäter besök utan cookies. Du kan också blockera eller ta bort cookies i din webbläsares inställningar.

Hur vi skyddar uppgifterna

• All trafik till webbplatsen och plattformen är krypterad (HTTPS).
• Lösenord sparas krypterade, och tvåfaktorsinloggning finns för användarkonton.
• Åtkomst styrs efter roll: kundens användare ser bara sitt eget företags uppgifter.
• Filer som offerter, fakturor och inköpsorder lagras privat och kan bara öppnas av behöriga användare.
• Åtgärder som administratörer gör i plattformen loggas.

Ändringar i policyn

Vi uppdaterar policyn när vår behandling av personuppgifter ändras. Datumet högst upp visar när den senast ändrades.